Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia – magiczny czas łamania się opłatkiem i wręczania sobie prezentów. Zanim jednak na dobre rzucimy się w wir przedświątecznych porządków oraz kuchennej krzątaniny, warto przygotować kartki świąteczne, które przypomną naszym bliskim o tym, że mimo tego, że nie możemy z nimi być w trakcie świąt, nadal o nich pamiętamy. Zwyczaj wysyłania kartek świątecznych nabiera szczególnego znaczenia w okresie pandemii i spowodowanej nią rozłąki. Nie ulega zatem wątpliwości, że zwłaszcza w dzisiejszych czasach, otrzymanie kartki świątecznej może cieszyć jak nigdy.

Mało kto wie, że tradycja pisania listów świątecznych sięga aż XIX wieku. Wtedy właśnie ówczesny dyrektor Muzeum Wiktorii i Alberta w Londynie – Henry Cole zapoczątkował zwyczaj wysyłania w okresie bożonarodzeniowym kartek pocztowych. Zwrócił się on do znajomego malarza z prośbą o przygotowanie odpowiedniego rysunku, który mógłby następnie zostać powielony i wysłany pocztą w kilkudziesięciu egzemplarzach. Tak też powstała pierwsza kartka świąteczna, która ukazywała rodzinę wznoszącą toast. Na kartce zostały przedstawione również scenki dotyczące karmienia i przekazywania odzienia potrzebującym. W ten sposób autor podkreślił świąteczną atmosferę na którą powinny składać się również dobroduszne uczynki względem ubogich bliźnich.

Kartki świąteczne bardzo szybko zyskały na popularności, a zwyczaj ich wysyłania jest praktykowany po dziś dzień.

Czy wysyłanie kartek świątecznych może naruszyć RODO?

Jak wiadomo, aby tradycji stało się zadość, na kartce świątecznej powinno umieścić się szczere i pełne miłości życzenia. Kartkę taką następnie należy podpisać, włożyć do prawidłowo zaadresowanej koperty oraz nadać pocztą. Osoby, które zajmują się na co dzień ochroną danych osobowych zauważą bez trudu, że działania te mogą być traktowane jako przetwarzanie danych osobowych. Zgodnie bowiem z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Radu (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich  danych  oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej jako: RODO) poprzez przetwarzanie należy rozumieć operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych  w  sposób zautomatyzowany  lub  niezautomatyzowany,  taką  jak  zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub  modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Nie ulega zatem wątpliwości, że wysyłając do kogoś kartkę z bożonarodzeniowymi życzeniami przetwarzamy jego dane osobowe.

To, czy wysyłka kartek świątecznych będzie naruszać przepisy RODO, zależeć będzie jednak od tego, do kogo i w jakim charakterze owe kartki wysyłamy.

Czy wysyłając kartkę do rodziny naruszyłem przepisy RODO?

Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt. c) RODO przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zawarte w tym rozporządzeniu nie mają zastosowania do  przetwarzania danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze. Taki charakter bez wątpienia ma natomiast przesyłanie kartek świątecznych do swoich najbliższych, czyli np. rodziny lub przyjaciół.

Wysyłając kartki świąteczne do rodziny nie naruszamy przepisów RODO. Nie narażamy się również na żadnego rodzaju sankcje, które mogłyby zostać nałożone ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Z informacji przekazanych do kancelarii prosto z Laponii przez elfa będącego oficjalnym Rzecznikiem Świąt Bożego Narodzenia wynika, że Święty Mikołaj również nie umieści żadnego szkraba, który wysłał do niego list, na liście „niegrzecznych dzieci, które dostaną rózgę”. Co więcej, elf potwierdził, że wysłanie takiego listu może wręcz przyczynić się do umieszczenia na liście „grzecznych dzieci”. Najmłodsi nie powinni zatem zwlekać i słać kartki świąteczne zarówno do rodziny, przyjaciół, jak i samego Świętego, który z niecierpliwością na nie czeka.

Czy przedsiębiorcy wysyłając kartkę świąteczną do kontrahentów mogą naruszyć przepisy RODO?

Rzecz ma się zgoła inaczej, jeśli chodzi o przedsiębiorców, którzy chcą wysłać kartki świąteczne do swoich kontrahentów, czy też klientów. W takiej sytuacji nie można bowiem mówić, że czynność ta ma czysto osobisty lub domowy charakter. W trakcie wysyłania kartek świątecznych do kontrahentów, przedsiębiorca przetwarzać może ich imiona i nazwiska, adresy zamieszkania lub adresy poczty elektronicznej. W takiej sytuacji znajdą już zastosowanie przepisy RODO. W związku z powyższym, na przedsiębiorcy, pełniącym funkcję administratora danych, ciążyć będą określone przepisami obowiązki.

Zgodnie z przepisami RODO przetwarzanie danych osobowych powinno odbywać się na podstawie ściśle określonej podstawy prawnej. W przypadku wysyłki kartek świątecznych, czy też bożonarodzeniowych upominków, wskazać można na dwie podstawy prawne, które pozwalałyby przedsiębiorcy na podjęcie tego rodzaju działań.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO podstawą przetwarzania danych osobowych przez przedsiębiorcę może być zgoda osoby, której dane będą przetwarzane. Oznacza to, że klient lub kontrahent musi wyrazić zgodę na otrzymywanie korespondencji. Zgoda taka musi być dobrowolna, konkretna i świadoma. Musi ona ponadto jednoznacznie wyrażać wolę kontrahenta na otrzymywanie korespondencji. Zgoda może przyjąć formę oświadczenia lub działania, które wyraźnie potwierdzi istnienie takiej woli. Kontrahenta należy również poinformować o możliwości cofnięcia takiej zgody.

Inna podstawa prawna, która znalazłaby zastosowanie w przedmiotowej sytuacji, wynika z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z którym  przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy jest  niezbędne do  celów  wynikających  z  prawnie uzasadnionych  interesów  realizowanych  przez administratora lub przez stronę trzecią. Jak podaje Urząd Ochrony Danych Osobowych, w przypadku wysyłania kartek świątecznych, jako uzasadniony interes można wskazać chęć utrzymania dobrych relacji biznesowych z kontrahentem.

Niezależnie od powyższego, przypominamy, że przedsiębiorca będący administratorem danych musi względem osób, których dane przetwarza, spełnić obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO. Jeżeli utrzymuje on jednak stały kontakt ze swoimi kontrahentami i już wcześniej poinformował ich, że dane będą przetwarzane w tym celu, nie musi ponownie ich o tym zawiadamiać.

Mamy nadzieję, że powyższy wpis Państwa zaciekawił. Tymczasem, życzymy Państwu zdrowych i wesołych Świąt Bożego Narodzenia spędzonych w gronie najbliższych.